Algemene voorwaarden

Vooraf

Advocatenkantoor VAN OYEN doet er alles aan om aan haar cliënten een optimale dienstverlening te verstrekken. Een vlotte interactie en samenwerking tussen advocaat en cliënt is daarbij zeer belangrijk. De dienstverlening van een advocaat is immers maatwerk, gebaseerd op concrete feiten.

Artikel 1. Algemene informatie

Advocatenkantoor VAN OYEN is een besloten vennootschap met zetel te 8470 Gistel, Hogenbilk 9, en is ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1018.177.227.

De vennootschap bestaat uit een vennoot zijnde Jonas Van Oyen. De overige advocaten werkzaam bij Advocatenkantoor VAN OYEN oefenen het beroep van advocaat uit als zelfstandig medewerker van Advocatenkantoor VAN OYEN.

Alle advocaten werkzaam bij Advocatenkantoor VAN OYEN zijn advocaat in België en zijn ingeschreven bij de Orde van Advocaten te West-Vlaanderen.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten geleverd door de advocaten werkzaam bij Advocatenkantoor VAN OYEN ten aanzien van haar cliënten. De contractuele relatie bestaat tussen de cliënt en Advocatenkantoor VAN OYEN, zelfs indien de cliënt slechts contact heeft met één of meer bepaalde advocaten werkzaam bij Advocatenkantoor VAN OYEN.

In geval van tegenstrijdigheid zullen deze algemene voorwaarden primeren op enige andersluidende algemene voorwaarden van de cliënt, tenzij anders schriftelijk overeengekomen door een van de zaakvoerders van Advocatenkantoor VAN OYEN. Afspraken die zouden afwijken van één of meer bedingen van deze algemene voorwaarden zullen enkel het beding of de bedingen vervangen waarvan zij afwijken. De overige bedingen blijven onverkort van toepassing.

Artikel 3. Overeenkomst

De advocaten werkzaam bij Advocatenkantoor VAN OYEN verrichten hun diensten in naam en voor rekening van Advocatenkantoor VAN OYEN, tenzij zij voor een bepaald dossier uitdrukkelijk hebben aangegeven dat zij dit behandelen in eigen beheer.

Advocatenkantoor VAN OYEN is de enige contractspartij van de cliënt voor iedere dienstverlening uitgevoerd door haar advocaten-vennoten, advocaten-medewerkers, advocaten-stagiairs en aangestelden. Wanneer een advocaat verbonden aan Advocatenkantoor VAN OYEN een dossier in eigen beheer behandelt, is evenwel uitsluitend de desbetreffende advocaat contractspartij van zijn cliënt.

De overeenkomst tussen Advocatenkantoor VAN OYEN en de cliënt komt tot stand op het ogenblik dat Advocatenkantoor VAN OYEN haar dienstverlening aanvangt.

Artikel 4. Voorwerp van de dienstverlening

De dienstverlening van Advocatenkantoor VAN OYEN kan ondermeer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij onderhandelingen, bijstand bij procedures, bijstand bij deskundigenonderzoeken, optreden als lasthebber. Partijen zullen het precieze voorwerp van de dienstverlening van Advocatenkantoor VAN OYEN bij aanvang van de werkzaamheden overeenkomen en, indien nodig, bij de verdere uitvoering ervan aanpassen en/of uitbreiden.

De verbintenissen van Advocatenkantoor VAN OYEN zijn geen resultaatsverbintenissen maar inspanningsverbintenissen.

Artikel 5. Interne taakverdeling

Tenzij de cliënt zich hiertegen uitdrukkelijk verzet, is Advocatenkantoor VAN OYEN vrij om dossiers of bepaalde aspecten ervan intern te verdelen onder haar medewerkers-advocaten. Deze interne verdeling zal zo veel als mogelijk gebeuren volgens de voorkeurmateries van de advocaten en/of de wensen van de cliënt. Waar nodig wordt gewerkt in teamverband. De dominus litis behoudt steeds de supervisie over het dossier.

Artikel 6. Informatie

De cliënt verstrekt aan Advocatenkantoor VAN OYEN, zowel bij de aanvang van de overeenkomst als tijdens de duur ervan, desgevallend op verzoek van Advocatenkantoor VAN OYEN, stipt alle informatie die vereist is om de optimale uitvoering van haar dienstverlening mogelijk te maken. Advocatenkantoor VAN OYEN is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de cliënt.

In geval de cliënt na hiertoe te zijn verzocht door Advocatenkantoor VAN OYEN nalaat binnen de gestelde periode de gevraagde info te verschaffen of bepaalde formaliteiten te vervullen, behoudt Advocatenkantoor VAN OYEN zich het recht voor haar prestaties op te schorten en de reeds geleverde diensten te factureren.

Advocatenkantoor VAN OYEN informeert de cliënt over de uitvoering van haar opdracht en over het verloop van de behandeling van het dossier.

Het voeren van juridische procedures brengt bepaalde kosten met zich mee, waaronder naast de eigen advocatenkosten, de gerechtskosten. In principe dient (in burgerlijke zaken) de in het ongelijk gestelde partij de (gerechts)kosten te dragen. Deze kosten omvatten doorgaans de dagvaardingskosten en een rechtsplegingsvergoeding, d.i. een forfaitaire tegemoetkoming in de kosten en erelonen van de advocaat van de in het ongelijk gestelde partij. Het bedrag van deze rechtsplegingsvergoeding wordt vastgesteld volgens bepaalde regels en (periodiek geïndexeerde) tariefschalen. Voor andere procedures – strafprocedures, administratieve procedures… – gelden specifieke, al dan niet gelijkaardige, regels.

Artikel 7. Beroep op derden

Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is dat een beroep gedaan wordt op een gerechtsdeurwaarder of een vertaler, laat de cliënt de keuze daarvan aan Advocatenkantoor VAN OYEN. Hetzelfde geldt voor het uitvoeren van eenvoudige taken (neerleggen van een procedurestuk, verschijnen op een (inleidings)zitting, …) door een plaatselijke advocaat.

Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is dat een beroep gedaan wordt op andere derden, zoals buitenlandse advocaten, notarissen, accountants, revisoren of deskundigen, worden deze gekozen in overleg met de cliënt.

Onverminderd dit overleg is Advocatenkantoor VAN OYEN in de uitvoering van haar opdracht, door de cliënt als lasthebber steeds gemandateerd om voornoemde dienstverstrekkers opdrachten te verlenen in naam en voor rekening van de cliënt, in welk geval de factuur van de dienstverstrekker waarop beroep wordt gedaan op naam van de cliënt zal uitgereikt worden en die factuur door de cliënt rechtstreeks in handen van de betrokken dienstverstrekker dient te worden voldaan.

Artikel 8. Vergoeding

§1. Advocatenkantoor VAN OYEN zal haar werkzaamheden, administratiekosten en voorgeschoten kosten periodiek (in principe naarmate de werkzaamheden in een dossier vorderen) aanrekenen aan de cliënt d.m.v. een staat van erelonen en kosten. Het verschuldigde bedrag van de staat van ereloon en kosten wordt opgesplitst in de volgende posten: (1) erelonen, (2) administratiekosten, (3) voorgeschoten kosten (aan derden) en (4) provisies. Specificatie van de verrichte werkzaamheden en de kosten wordt op het eerste verzoek van de cliënt toegestuurd.

§2. Tenzij anders overeengekomen werd, worden de verrichte werkzaamheden onder de post erelonen aangerekend op basis van een vast bedrag door Advocatenkantoor VAN OYEN bepaald, waarbij naast de aard, de complexiteit, de inzet en het dringend karakter van de zaak, in hoofdzaak rekening wordt gehouden met de tijd die aan een bepaald dossier wordt besteed en met het uurtarief van de advocaten die de betrokken prestaties verrichtten. Een tijdseenheid beloopt één tiende van een uur. Iedere aangevatte tijdseenheid wordt genoteerd als een volledige tijdseenheid. Het tarief per tijdseenheid bedraagt één tiende van het uurtarief.

De basisuurtarieven die door Advocatenkantoor VAN OYEN gehanteerd worden zijn de volgende:

• advocaat-vennoot: € 100 tot € 150 excl. btw;
• advocaat-medewerker: € 90 tot € 125 excl. btw;
• advocaat-stagiair: € 50 tot € 100 excl. btw.

Advocatenkantoor VAN OYEN bepaalt het basisuurtarief in functie van de aard van de zaak, de inzet van de zaak, de moeilijkheidsgraad van de zaak, de ervaring van de behandelde advocaat in de betrokken rechtsmaterie en het dringend karakter van de opdracht. De basisuurtarieven worden jaarlijks geïndexeerd en kunnen bovendien steeds worden aangepast, op individuele basis per advocaat. De cliënt kan steeds alle geactualiseerde basisuurtarieven opvragen bij Advocatenkantoor VAN OYEN.

Ingeval de zaak met een gunstig resultaat wordt afgehandeld, heeft Advocatenkantoor VAN OYEN het recht om een succesfee in rekening te brengen. Deze succesfee kan, naar keuze van Advocatenkantoor VAN OYEN en behoudens specifieke afspraken hieromtrent, bestaan in:

• het vermenigvuldigen met een coëfficiënt (die minimaal 1,1 en maximaal 2 bedraagt) van de aangerekende of aan te rekenen erelonen voor gepresteerde werkzaamheden; of
• het bijkomend aanrekenen als ereloon van een percentage (dat – tenzij anders overeengekomen werd – maximaal 20 procent bedraagt) van de gerecupereerde of uitgespaarde bedragen of van de inzet van de zaak; of
• het bijkomend aanrekenen van een bedrag dat overeenstemt met het toegekende schadebeding en/of de toegekende rechtsplegingsvergoeding.

Uit de praktijk en de facturatie blijkt dat het uurtarief bij Advocatenkantoor VAN OYEN, voor de meeste dossiers varieert tussen € 105 en € 130 excl. btw.

Onverminderd de aanrekening van erelonen, worden de administratie- en kantoorkosten, waaronder kosten voor de opening van het dossier of deeldossiers, dactylografiekosten, afdruk- en kopiekosten, verzendingskosten, telefoonkosten, verplaatsingskosten, parkeerkosten, … aangerekend onder de post administratiekosten.

Advocatenkantoor VAN OYEN en de cliënt kunnen onderling – bijvoorbeeld voor incassozaken, onbetwiste zaken en eenvoudigere zaken – andere formules voor de berekening van de erelonen en de administratiekosten overeenkomen. Dergelijke formules kunnen ondermeer bestaan in:

• de aanrekening van een forfaitair bedrag per zaak of per zaak per aanleg;
• de aanrekening van enkel intresten, schadebeding en/of de rechtsplegingsvergoeding per zaak (ongeacht of deze bedragen effectief kunnen worden gerecupereerd door de cliënt).

De kosten die Advocatenkantoor VAN OYEN heeft voorgeschoten aan derden, zoals griffies, hypotheekkantoren, registratiekantoren, diplad, officiële of officieuze databanken, derde-advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen, vertalers, accountants, revisoren, deskundigen en (binnenlandse en buitenlandse) instanties, worden onder de post kosten afzonderlijk aangerekend op basis van de werkelijk gedragen kosten (meer btw indien van toepassing).

§3. Advocatenkantoor VAN OYEN behoudt zich het recht voor om aan de cliënt voor de aanvang van en in de loop van zijn werkzaamheden een provisie te vragen d.m.v. een provisiestaat en om pas haar werkzaamheden aan te vatten respectievelijk voort te zetten of kosten voor te schieten na de betaling ervan. Onder een staat van kosten en erelonen in deze voorwaarden wordt eveneens een provisiestaat verstaan.

Een provisie is een forfaitair bedrag dat de cliënt betaalt aan Advocatenkantoor VAN OYEN voorafgaand aan een tussentijdse staat of eindstaat. Die provisie kan betrekking hebben op reeds geleverde prestaties of voorgeschoten kosten, of kan een voorschot zijn op nog te leveren prestaties of te maken kosten, of een combinatie van beide. In de tussentijdse staat of eindstaat worden de provisies op het totale bedrag in mindering gebracht.

§4. De vermelding van een staat van erelonen en kosten in de boekhouding van Advocatenkantoor VAN OYEN geldt als bewijs van verzending ervan en ontvangst door de bestemmeling.

§5. Indien de cliënt niet akkoord gaat met een staat van erelonen en kosten dient hij deze op straffe van verval van recht binnen de veertien dagen na de datum van de staat schriftelijk en gemotiveerd te protesteren.

§6. Tenzij anders overeengekomen werd, zijn alle ereloonstaten contant betaalbaar op de zetel van Advocatenkantoor VAN OYEN, zonder korting.

Indien een staat van erelonen en kosten niet betaald wordt tegen de vervaldag van de staat heeft Advocatenkantoor VAN OYEN, zonder de cliënt voorafgaand aangetekend in gebreke te moeten stellen, (a) het recht om verwijlintresten aan een intrestvoet van 10% aan te rekenen vanaf de datum van de staat tot op de datum van volledige betaling evenals (b) het recht om een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het laattijdig betaalde bedrag aan te rekenen, onverminderd haar recht op de gerechtskosten (inclusief de toepasselijke rechtsplegingsvergoeding), moest een gerechtelijke invordering volgen.

Tevens heeft Advocatenkantoor VAN OYEN in dit geval het recht hetzij om de uitvoering van haar werkzaamheden in alle dossiers met de betrokken cliënt te schorsen tot op het ogenblik dat alle staten integraal betaald zijn, hetzij om de globale samenwerking met de cliënt met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Advocatenkantoor VAN OYEN is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de schorsing van haar werkzaamheden of de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.

§7. Indien Advocatenkantoor VAN OYEN in een zaak de belangen van meerdere cliënten behartigt, zijn al deze cliënten hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van de staten van erelonen en kosten die betrekking hebben op deze zaak (desgevallend vermeerderd met de aanhorigheden vermeld in §5 en alle invorderingskosten), en dit ongeacht aan welke cliënt Advocatenkantoor VAN OYEN haar staten van erelonen en kosten heeft opgemaakt.

Artikel 9. Derdengelden

§1. Advocatenkantoor VAN OYEN stort alle bedragen die zij voor haar cliënt ontvangt onverwijld door aan de cliënt. Indien Advocatenkantoor VAN OYEN een bedrag niet onmiddellijk kan doorstorten, verwittigt zij de cliënt van de ontvangst van het bedrag en brengt zij hem op de hoogte van de reden waarom het bedrag niet wordt doorgestort.

§2. Advocatenkantoor VAN OYEN mag op de bedragen die zij ontvangt voor rekening van de cliënt sommen inhouden tot dekking van de bedragen die de cliënt aan haar verschuldigd is. Zij brengt de cliënt hiervan op de hoogte.

§3. Advocatenkantoor VAN OYEN stort alle bedragen die zij van de cliënt ontvangt voor rekening van derden onmiddellijk door aan deze derden.

Artikel 10. Klachten

Indien u een klacht hebt over ons kantoor of ontevreden bent over de behandeling van uw zaak, is het wenselijk deze eerst te bespreken met de advocaat die uw zaak behandelt.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

§1. Alle advocaten van Advocatenkantoor VAN OYEN en Advocatenkantoor VAN OYEN zijn via de Orde van Advocaten bij de Balie te Brugge verzekerd in beroepsaansprakelijkheid bij nv Amlin Europe. De beroepsaansprakelijkheid van Advocatenkantoor VAN OYEN en van de advocaten die werken voor Advocatenkantoor VAN OYEN als zelfstandig medewerker is beperkt tot het verzekerde bedrag van € 1.250.000,00 per schadegeval.

§2. De cliënt vindt voormelde verzekering van Advocatenkantoor VAN OYEN en haar advocaten voldoende en aanvaardt dat de vergoeding van de schade die hij lijdt ten gevolge van een (zelfs grove) beroepsfout van Advocatenkantoor VAN OYEN en/of haar advocaten en/of aangestelden wordt beperkt tot het bedrag waarvoor Advocatenkantoor VAN OYEN en haar advocaten verzekerd zijn.

§3. Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de schade niet dekt, wordt de globale aansprakelijkheid van Advocatenkantoor VAN OYEN, haar advocaten en aangestelden, zowel contractueel als buitencontractueel, zelfs bij grove fout, beperkt in hoofdsom, kosten en intresten tot het bedrag excl. btw dat werd aangerekend in het dossier waarin de aansprakelijkheid wordt weerhouden, en bij gebreke aan dergelijk dossier tot maximaal € 7.500 per schadegeval. Indien echter het gebrek aan dekking het gevolg is van een fout van Advocatenkantoor VAN OYEN of haar advocaten of aangestelden, wordt hun globale aansprakelijkheid beperkt tot € 20.000.

§4. Advocatenkantoor VAN OYEN en haar advocaten kunnen onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden voor indirecte schade, gevolgschade, gebruiksderving of winstderving geleden door de cliënt of door derden.

§5. Onverminderd voorgaande zijn Advocatenkantoor VAN OYEN en haar advocaten niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen van derden die worden ingeschakeld bij de uitvoering van hun dienstverlening, indien hen opdracht werd verleend namens en voor rekening van de cliënt. In zodanig geval kan Advocatenkantoor VAN OYEN derhalve ook niet hoofdelijk of ondeelbaar gehouden zijn met dergelijke derde tot betaling van welkdanige vergoeding aan de cliënt.

§6. Niettegenstaande Advocatenkantoor VAN OYEN redelijke inspanningen levert om haar e-mails en bijlagen te vrijwaren van virussen of andere defecten die computers of een IT systeem kunnen affecteren, blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om ervoor te zorgen dat gepaste maatregelen bestaan teneinde de computers en het IT systeem van de cliënt tegen dergelijke virussen of defecten te beschermen. Advocatenkantoor VAN OYEN aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enig verlies of schade die het gevolg is van het ontvangen of gebruiken van elektronische communicatie afkomstig van Advocatenkantoor VAN OYEN.

Artikel 12. Intellectuele eigendomsrechten

Het is de cliënt niet toegestaan om de door Advocatenkantoor VAN OYEN gemaakte adviezen, nota’s, contracten, processtukken, documenten en alle andere intellectuele werkzaamheden ongeacht in welke vorm, zonder haar voorafgaandelijke schriftelijke toestemming, zelf of met behulp van derden te verveelvuldigen, openbaar te maken of op welke wijze ook te gebruiken, andere dan in het kader van de aan Advocatenkantoor VAN OYEN toegekende opdracht.

Artikel 13. Beëindiging

§1. Zowel de cliënt als Advocatenkantoor VAN OYEN hebben het recht om de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder motivering te beëindigen.

De cliënt is in dit geval verplicht om alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst te voldoen. Advocatenkantoor VAN OYEN maakt een eindstaat van erelonen en kosten op en bezorgt deze aan de cliënt.

Voor zover wettelijk en deontologisch toegestaan kan Advocatenkantoor VAN OYEN zich beroepen op haar retentierecht alvorens haar dossier aan de cliënt over te maken.

§2. Advocatenkantoor VAN OYEN is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.

Artikel 14. Archivering

Advocatenkantoor VAN OYEN archiveert na beëindiging van elke opdracht het dossier en bewaart dit vervolgens voor een periode van vijf jaar. Originele documenten kunnen aan de cliënt terugbezorgd worden en dienen desgevallend door hem te worden gearchiveerd. Na voormelde periode van vijf jaar heeft Advocatenkantoor VAN OYEN het recht om het dossier te vernietigen.

Artikel 15. Wijziging

Advocatenkantoor VAN OYEN behoudt zich het recht voor om onderhavige algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen.

Artikel 16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

§1. Alle overeenkomsten tussen Advocatenkantoor VAN OYEN en de cliënt zijn uitsluitend onderworpen aan het Belgische recht.

Alle advocaten bij Advocatenkantoor VAN OYEN zijn onderworpen aan (a) de reglementen van de Orde van Vlaamse Balies en de nog niet opgeheven reglementen van de vroegere Nationale Orde van Advocaten, die geraadpleegd kunnen worden op www.advocaat.be en (b) aan de reglementen van de Orde van Advocaten te West-Vlaanderen.

§2. Partijen regelen hun geschillen bij voorkeur minnelijk.

§3. Voor ereloongeschillen bestaat een buitengerechtelijke geschillenregeling via de Orde van Advocaten bij de Balie te West-Vlaanderen. Voor tuchtzaken is de stafhouder van de Balie van West-Vlaanderen bevoegd: Stafhouder balie West-Vlaanderen, Gerechtsgebouw, Langestraat 120, 8000 Brugge.

§4. Uitsluitend de rechtbanken van Brugge zijn bevoegd om kennis te nemen van enig geschil tussen Advocatenkantoor VAN OYEN en de cliënt.